Directeur(trice) de Bureau du PDG

Objectif du Poste

Organiser et gérer toutes les activités et tâches du bureau du PDG, assurer le bon déroulement des opérations administratives quotidiennes avec une grande efficacité, et coordonner la communication entre le PDG et les départements internes et externes, afin de garantir l'atteinte des objectifs opérationnels et stratégiques.

Missions et Responsabilités Principales

Gestion du Bureau et Organisation du Travail

• Superviser entièrement toutes les activités administratives au sein du bureau du PDG.
• Gérer l'emploi du temps du PDG (réunions, rendez-vous, déplacements, événements).
• Réceptionner, organiser et archiver la correspondance entrante et sortante avec la plus grande confidentialité.

Coordination et Suivi

• Coordonner entre le PDG et les autres départements pour assurer la mise en œuvre rapide des décisions et des instructions.
• Suivre l'exécution des décisions émises par le PDG et soumettre des rapports périodiques sur leur état d'avancement.
• Préparer et réviser les notes de service, les présentations et les rapports requis.

Communication et Relations

• Représenter le bureau du PDG lors de réunions ou d'événements si nécessaire.
• Gérer les interactions avec les parties externes (partenaires, clients, entités gouvernementales) de manière à refléter une image professionnelle de l'entreprise.
• Répondre aux demandes de renseignements internes et externes de manière professionnelle et organisée.

Support Administratif et Organisationnel

• Préparer et réviser la correspondance et les dossiers du bureau selon un système d'archivage électronique et physique.
• Contribuer à l'amélioration des systèmes et méthodes de travail au sein du bureau.
• Organiser les réunions périodiques du conseil d'administration ou des comités exécutifs et en documenter les procès-verbaux.

Confidentialité et Professionnalisme

• Traiter les informations et documents sensibles avec la plus grande confidentialité.
• Assurer le plus haut degré de professionnalisme et de précision dans l'exécution des tâches.

Autres Missions et Responsabilités

Exécuter toute autre tâche ou responsabilité assignée par le supérieur hiérarchique direct.

Qualifications (Éducation et Certificats)

• Diplôme de Licence (Baccalauréat universitaire) en Administration des Affaires, Administration Publique ou dans un domaine connexe.

Expériences

• Au moins 8 ans d'expérience dans la gestion de bureaux de direction ou à un poste similaire.
• Maîtrise des logiciels Microsoft Office et des logiciels de gestion de bureau.
• Excellentes compétences en communication, organisation et gestion du temps.
• Maîtrise de l'arabe et de l'anglais, à l'oral et à l'écrit.